Podpis kwalifikowany – co to i dlaczego jest tak wygodny?

Prowadzisz biznes i chcesz załatwiać formalności jeszcze szybciej, bardziej komfortowo, a przy tym wciąż tak samo bezpiecznie? Podpisujesz umowy, faktury, składasz oferty w przetargach i dokumenty do urzędów? Sprawdź, czym jest podpis kwalifikowany i co zyskasz po jego utworzeniu. 

Podpis kwalifikowany i niekwalifikowany – czym się różnią? 

Załatwianie formalności online stało się normą. Zamiast wysyłać umowę w wersji papierowej i czekać, aż druga strona ją odeśle, możesz skorzystać z wygody podpisów elektronicznych i skrócić cały proces do kilku kliknięć. Korzyści jest wiele. Od oszczędności czasu po mniejszą ilość dokumentów w wersji papierowej przekładanych z biurka na biurko.

Do wyboru masz różne rodzaje podpisów elektronicznych: kwalifikowany, niekwalifikowany (zwykły) oraz zaawansowany. Najważniejszą różnicą dla użytkownika jest zakres ich zastosowania i stopień weryfikacji tożsamości osoby, która się nim posługuje. Inaczej mówiąc: nie wszystkie dokumenty zatwierdzisz tym samym e-podpisem. 

Szukasz sposobu na oznaczenie dokumentacji firmowej? Dowiedz się więcej tutaj: Kwalifikowana pieczęć elektroniczna – co to jest?

Podpis kwalifikowany – dlaczego pozwala na więcej?

Ten szczególny rodzaj podpisu elektronicznego ma taką samą ważność jak podpis własnoręczny, co daje najszersze zastosowanie. Kwalifikowany podpis elektroniczny jest unikatowy i przypisany do jednej osoby fizycznej. Jego zdobycie wymaga dokładnej weryfikacji tożsamości i potwierdza specjalny certyfikat.

Podpis kwalifikowany to najbardziej wszechstronne rozwiązanie, którym, w odróżnieniu od innych e-podpisów, podpiszesz dokumenty na terenie całej Unii Europejskiej. Jest to również najbezpieczniejsza opcja, którą cechują wysokie wymogi dotyczące wykorzystanej technologii.

Jakie dokumenty zatwierdzisz szybciej z podpisem kwalifikowanym? Między innymi:

• każdą umowę cywilno-prawną zawieraną zdalnie, 
• dokumenty HR, 
• oferty wystawiane za pośrednictwem elektronicznych platform przetargowych,
• sprawozdania finansowe wysyłane do KRS,
• deklaracje w systemie Płatnik, 
• oświadczenie, umożliwiające zalogowanie się do ZUS PUE,
• deklaracje podatkowe składane do Urzędów Skarbowych, 
• dowolną dokumentację wewnątrz firmy,
• faktury elektroniczne.

Jak podpisywać dokumenty podpisem kwalifikowanym? 

Składanie podpisu kwalifikowanego może wymagać specjalnego oprogramowania oraz urządzenia (może mieć np. formę karty kryptograficznej i czytnika kart), ale samo w sobie jest proste i sprowadza się do kilku kliknięć. Bardzo wygodne jest korzystanie z dedykowanych aplikacji oraz rozwiązań chmurowych, które ułatwiają podpisywanie dokumentów na smartfonie, tablecie czy laptopie. 

Do złożenia podpisu kwalifikowanego na dokumencie PDF możesz również wybrać darmowy program Adobe Acrobat Reader.

W każdym przypadku konieczne będzie wykonanie kilku prostych działań, tj.: 

• wybór dokumentu w wersji elektronicznej, 
• uruchomienie dedykowanej aplikacji, programu lub rozwiązania chmurowego oferowanego przez dostawcę, 
• wywołanie opcji „Podpisz”, 
• podanie unikatowego kodu PIN przypisanego do podpisu kwalifikowanego.

Ile kosztuje i jak zdobyć podpis kwalifikowany? 

Standardowa procedura tworzenia podpisu kwalifikowanego obejmuje: 

• wybór opcji i opłata za podpis (standardowy zakup online), 
• wprowadzenie niezbędnych informacji, 
• wybór metody i weryfikacja tożsamości użytkownika, 
• zapoznanie się z szczegółami dotyczącymi rozwiązania, 
• wygodne zatwierdzanie dokumentów gotowym podpisem kwalifikowanym. 

Cały proces stworzenia podpisu kwalifikowanego to zaledwie kilka minut. 

Podpis kwalifikowany z punktu widzenia prawa 

Status prawny wszystkich podpisów elektronicznych, w tym kwalifikowanych, reguluje eIDAS – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania z dnia 23 lipca 2014 roku. 

Znajdziemy w nim dokładną definicję podpisu kwalifikowanego i wskazanie, że wywołuje on taki sam skutek prawny jak podpis odręczny. Co ważne, rozporządzenie ułatwia prowadzenie biznesu poza granicami Polski. Daje gwarancję bezpieczeństwa – w całej Unii Europejskiej tożsamość osób posługujących się podpisem kwalifikowanym jest identyfikowana w tym samym wymiarze. 

Zastanawiasz się, czy podpis kwalifikowany to opcja dla Ciebie? Zapraszamy do kontaktu – odpowiemy na każde pytanie.