Pieczęć elektroniczna a podpis kwalifikowany – różnice i podobieństwa

Chcesz szybko, wygodnie i bezpiecznie zatwierdzać dokumenty? Zależy Ci na narzędziu, które ułatwi Ci załatwienie codziennych formalności w prowadzeniu firmy? Pieczęć elektroniczna a podpis elektroniczny – poznaj zalety tych rozwiązań i dowiedz się, czy połączenie obu sprawdzi się w Twoim przypadku. 

E-podpis a pieczęć elektroniczna? Definicja 

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna stanowi cyfrowy odpowiednik tradycyjnej pieczęci firmowej, którą oznaczasz dokumenty. Co uwzględnia e-pieczęć? Najważniejsze informacje dotyczące firmy: nazwę, identyfikator (najczęściej NIP), opcjonalnie adres.

Czym jest podpis kwalifikowany? To wygodne rozwiązanie w biznesie i życiu prywatnym. Zatwierdzisz nim dokumenty tak jak podpisem odręcznym, wywołując identyczny skutek prawny. 

Pieczęć kwalifikowana i podpis kwalifikowany – różnica 

Zarówno e-podpis, jak i pieczęć z certyfikatem ułatwiają i przyspieszają procesy biznesowe. Sprawdź, jakie są kluczowe różnice pomiędzy tymi dwoma usługami zaufania. Pamiętaj, że możesz połączyć te rozwiązania.

• UŻYTKOWNIK 

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna pracodawcy – jak sama nazwa mówi – jest wydawana osobie prawnej (przedsiębiorstwu, organizacji czy instytucji). Natomiast e-podpis z certyfikatem należy do konkretnej osoby fizycznej, dlatego to na niej znajdą się dane osobowe, tj. imię i nazwisko, opcjonalnie nazwa firmy, której użytkownik jest reprezentantem.

• CEL 

W przypadku obu usług zaufania motywacja ich użycia jest taka sama jak w świecie analogowym. E-pieczęci użyjesz po to, żeby uwierzytelnić dany dokument – potwierdzić jego autentyczność, integralność, związek z firmą, której dotyczy. W przypadku podpisu kwalifikowanego chodzi o oświadczenie woli, np. pod umową, sprawozdaniem, raportem.

• POTWIERDZENIE TOŻSAMOŚCI 

W przypadku podpisu kwalifikowanego obowiązkowym krokiem jest potwierdzenie Twojej tożsamości (za pomocą bankowości elektronicznej lub podczas spotkania online). Jak to wygląda przy wyrabianiu e-pieczęci? Jeśli chcesz uzyskać kwalifikowaną pieczęć elektroniczną, musisz spełnić dwa warunki: być reprezentantem firmy i mieć podpis kwalifikowany. Z tego względu zakup e-pieczęci nie dubluje kroku weryfikacji tożsamości.

Przeczytaj również: Ile kosztuje podpis kwalifikowany?

Co łączy oba rozwiązania? 

Już znasz najważniejsze różnice pomiędzy tymi dwoma usługami zaufania. Między e-podpisem i e-pieczęcią z certyfikatem jest również sporo podobieństw, które warto znać. Sprawdzisz je poniżej. 

• SPOSÓB UZYSKANIA 

E-podpis i pieczęć z certyfikatem wyrobisz online u jednego z dostawców usług zaufania. To produkty komercyjne – po wyborze rozwiązania, uzupełnisz formularz z danymi, a następnie opłacisz zakup (najczęściej spotkasz się z możliwością szybkich płatności online).

• SPOSÓB UŻYCIA 

Jeśli chcesz uwierzytelnić lub podpisać dokument usługami zaufania, musisz sięgnąć po rozwiązanie dostarczone przez Twojego dostawcę, np. czytnik i kartę lub aplikację. 

• WYGODA 

Oba rozwiązania ułatwiają procesy biznesowe, pozwalają oszczędzać czas, ograniczać ilość dokumentów w wersji papierowej i pomagają budować wizerunek nowoczesnego przedsiębiorstwa.

• ZGODNOŚĆ Z PRAWEM 

Zasadność obu usług zaufania została określona w rozporządzeniu eIDAS z 2014 roku, które obowiązuje w całej Unii Europejskiej. 

 

• BEZPIECZEŃSTWO 

Używanie e-podpisu i e-pieczęci wymaga podanie kodu PIN, który jako klucz szyfrujący gwarantuje, że danym rozwiązaniem posługuje się wyłącznie uprawniona osoba. Oba rozwiązania o wiele trudniej podrobić – to bezpieczniejsze niż podpis odręczny czy tradycyjna pieczęć. 

Chcesz uzyskać więcej informacji na temat tych dwóch usług zaufania? Napisz do nas. Doradzimy Ci najwygodniejszą opcję.