- today
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna – co to jest?
Chcesz mieć pewność, że elektroniczne dokumenty, które wystawiasz, są w 100% powiązane z Twoją firmą? Zależy Ci na tym, żeby Twoi kontrahenci mieli pewność, że otrzymana oferta lub umowa jest autentyczna? Szukasz przewag konkurencyjnych i chcesz budować wiarygodność biznesową? Sprawdź, czym jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna i jakie są korzyści pieczętowania dokumentów online.
Co to jest pieczęć elektroniczna?
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna jest jedną z usług zaufania, która ułatwi Ci prowadzenie biznesu. Dzięki niej możesz szybko i wygodnie opieczętować swoją dokumentację online. Pieczęć elektroniczna stanowi odpowiednik pieczęci w formie tradycyjnej i pełni taką samą funkcję. Tym samym, stosując pieczęć elektroniczną, potwierdzasz, że dokument jest autentyczny.
Pieczęć elektroniczna a podpis elektroniczny
Pieczęć elektroniczna może być wyrobiona dla konkretnej osoby prawnej, czyli firmy, instytucji lub organizacji. W odróżnieniu od podpisu elektronicznego, który jest przypisany do osoby fizycznej i oznaczony imieniem oraz nazwiskiem właściciela. Obie usługi zaufania nieco różni motywacja użycia. W przypadku podpisu elektronicznego to zazwyczaj złożenie woli na przykład pod wnioskiem, oświadczeniem lub umową.
Chcesz dowiedzieć się więcej na temat podpisu elektronicznego? Przeczytaj wpis: Co to jest podpis elektroniczny i jak go używać?
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna – jak wygląda?
Pieczęć zawiera najważniejsze dane dotyczące przedsiębiorstwa, takie jak:
- ogólna nazwa podmiotu,
- identyfikator organizacji – najczęściej jest to numer identyfikacji podatkowej (NIP),
- międzynarodowy dwuliterowy skrót kraju, w którym podmiot jest zarejestrowany (np. PL),
- adres podmiotu.
Pieczęć elektroniczna – korzyści dla Twojej firmy
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna od SmartPodpis to przede wszystkim gwarancja poczucia bezpieczeństwa zarówno dla Twojej firmy, jak kontrahentów, z którymi nawiązujesz relacje biznesowe, oraz pracowników. Dzięki temu rozwiązaniu zyskujesz dodatkowo:
- integralność – co w praktyce oznacza, że od chwili opieczętowania dokumentu nikt nie wprowadził żadnych zmian,
- autentyczność – pieczęć daje 100%, że dokument pochodzi z konkretnej firmy,
- wiarygodność biznesową – zabezpieczenie dokumentu e-pieczęcią to jeden z czynników budowania profesjonalnego wizerunku, który wzbudza zaufanie,
- krok w stronę digitalizacji procesów w firmie – co przekłada się na sprawną realizację zadań i większą kontrolę nad procesami,
- wygodę korzystania – z pieczęci elektronicznej możesz korzystać w dowolnym miejscu i czasie.
Gdzie używać pieczęci elektronicznej? Przykłady dokumentów
E-pieczęć wykorzystasz do oznaczenia dokumentacji wewnętrznej i zewnętrznej. W obu przypadkach zagwarantujesz jej odbiorcom, że otrzymali autentyczną dokumentację, w której nie zaszły żadne zmiany od chwili jej opieczętowania.
Kwalifikowanej pieczęci elektronicznej wykorzystasz do oznaczenia, m.in.:
- faktur elektronicznych,
- ofert handlowych dla kontrahentów,
- zaświadczeń o zgodności dokumentu z oryginałem,
- teczek pracowniczych,
- sprawozdań, raportów,
- regulaminów,
- firmowych decyzji wewnętrznych.
Jak wyrobić pieczęć elektroniczną?
Jeśli jesteś osobą uprawnioną do reprezentacji firmy, wystarczy, że wykorzystasz w tym celu swój kwalifikowany podpis elektroniczny. U nas wniosek o stworzenie e-pieczęci złożysz online w kilka minut. Pamiętaj, żeby w tym celu przygotować firmowe dane.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna – ustawa
Znaczenie pieczęci elektronicznej określa rozporządzenie eIDAS (Parlamentu Europejskiego i Rady z 23 lipca 2014 roku w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania). Ten dokument reguluje bezpieczeństwo interakcji elektronicznych pomiędzy przedsiębiorstwami, obywatelami i władzą publiczną na terenie całej Unii Europejskiej.
Zgodnie z eIDAS kwalifikowana pieczęć elektroniczna to dane w formie elektronicznej, które mają zastosowanie prawne.
Chcesz dowiedzieć się więcej na temat, co zyska Twoja firma dzięki pieczęci elektronicznej? Zapraszamy do kontaktu.