Co to jest podpis elektroniczny i jak go używać? 

Najpierw druk dokumentu, potem podpis i wysyłka tradycyjną pocztą. Oczekiwanie na podpis z drugiej strony i ponowną wysyłkę. W sumie kilka dni na podpisanie jednego dokumentu w wersji papierowej. Chcesz szybciej załatwiać formalności? Dowiedz się, czym jest podpis elektroniczny, kiedy możesz go użyć i ile czasu zaoszczędzisz dzięki temu rozwiązaniu.

Podpis elektroniczny – co to jest?

Za pomocą podpisu elektronicznego szybko i bezpiecznie zatwierdzisz dokumentację online. W odróżnieniu od profilu zaufanego, za pomocą którego załatwisz sprawy urzędowe, podpis elektroniczny umożliwi Ci wygodne podpisanie umowy, zamówienia czy oferty biznesowej. 

Ważną cechą e-podpisu jest to, że jest przypisany do konkretnej osoby fizycznej (a nie, jak w przypadku pieczęci elektronicznej, do osoby prawnej, np. firmy).

Trzy rodzaje podpisów elektronicznych 

W zależności od typu dokumentacji, którą chcesz podpisywać, możesz wybrać spośród trzech rodzajów e-podpisów. Głównym wyróżnikiem jest stopień weryfikacji tożsamości użytkownika (oraz nadanie specjalnego certyfikatu) i związana z tym moc prawna. 

W ofercie dostawców usług zaufania spotkasz się z: 

• niekwalifikowanym podpisem elektronicznym (zwykłym),
• zaawansowanym podpisem elektronicznym, 
• kwalifikowanym podpisem elektronicznym. 

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat podpisu kwalifikowanego? Sprawdź szczegóły tutaj: Podpis kwalifikowany – co to i dlaczego jest tak wygodny?

Podpis elektroniczny – jak wygląda? 

Na dokumencie zatwierdzonym w ten sposób nie zobaczysz podpisu przypominającego podpis odręczny. Znajdzie się na nim informacja, że wykorzystano podpis elektroniczny oraz dane, które pomogą zweryfikować użytkownika. 

E-podpis (zwykły) uwzględnia: 

• adnotację typu „Elektronicznie podpisany przez”, 
• imię i nazwisko osoby podpisującej, 
• dokładną datę i godzinę złożenia podpisu, 
• opcjonalnie: adres e-mail, numer telefonu, sposób uwierzytelnienia.

Jaki podpis elektroniczny przyda się w prowadzeniu firmy? 

E-podpisy ułatwiają prowadzenie biznesu – dzięki nim skracasz niektóre procesy do zaledwie kilku kliknięć. Jaki rodzaj podpisu wybrać, żeby wygodnie zarządzać firmą? Wszystko zależy od typu dokumentu i mocy prawnej, jakiej wymaga. 

Niekwalifikowanym podpisem elektronicznym podpiszesz m.in. umowy sprzedaży, umowy o zachowaniu poufności czy wewnętrzną dokumentację w firmie. Jeśli chcesz podpisywać dokumenty, które wymagają podpisu odręcznego, np. umowy z kontrahentami czy pracownikami, wybierz kwalifikowany podpis elektroniczny z certyfikatem. 

Jak złożyć podpis elektroniczny? 

Wszystko zależy od sposobu, który umożliwia Ci dostawca rozwiązania. Możesz skorzystać z rozwiązania chmurowego i połączenia za pomocą aplikacji lub specjalnego czytnika i karty. W każdym przypadku obowiązkowym krokiem będzie wgranie dokumentu oraz zatwierdzenie go kodem PIN, który ustalisz wcześniej. 

Podpis elektroniczny w świetle prawa 

Zasadność oraz warunki, jakie musi spełnić podpis elektroniczny, określa rozporządzenie eIDAS (rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania z dnia 23 lipca 2014 roku). 

Zgodnie z nim e-podpis to dane elektroniczne dołączone do innych i użyte z intencją podpisu. Czy zatem imię i nazwisko wpisane pod mailem lub umową jest traktowane jako podpis elektroniczny? Nie. Jeśli chcesz, żeby podpis niósł za sobą skutki prawne określone przez rozporządzenie eIDAS, wybierz dostawcę usług zaufania i określone rozwiązanie z jego oferty.

Jak zrobić podpis elektroniczny? 

Samo utworzenie e-podpisu jest tak proste jak jego późniejszego wykorzystywanie. W Smartpodpis zrobisz to bez wychodzenia z domu, w zaledwie kilkanaście minut. W przypadku kwalifikowanego podpisu elektronicznego konieczna będzie weryfikacja tożsamości podczas krótkiego spotkania online. 

Masz pytanie dotyczące tego, jak podpis elektroniczny ułatwi Ci prowadzenie biznesu? Zapraszamy do kontaktu.