Podpis elektroniczny – wszystko, co musisz wiedzieć 

Prowadzisz firmę i zależy Ci na tym, żeby optymalizować działania i wygodnie zarządzać procesami biznesowymi? Zatrudniasz pracowników, składasz oferty swoim kontrahentom i podpisujesz umowy? Zrób cyfrowy krok do przodu. Sprawdź, czym jest podpis elektroniczny i dlaczego coraz więcej firm decyduje się na taką formę podpisu dokumentów.

Elektroniczny podpis dokumentu – na czym to polega?

Podpis elektroniczny pozwoli Ci wygodnie i bezpiecznie podpisywać dokumenty online. Bez drukowania, wysyłania dokumentów w wersji papierowej, oczekiwania na kuriera i archiwizowania ich w segregatorach. To rozwiązanie zgodne z prawem – zasadność e-podpisu została opisana w rozporządzeniu eIDAS z 2014 roku przyjętym w całej Unii Europejskiej. 

Na rynku możesz spotkać się z trzema rodzajami podpisów elektronicznych: zwykłym, zaawansowanym i kwalifikowanym. Tylko ten ostatni ma identyczną moc prawną co podpis odręczny. Jeżeli zastanawiasz się nad wyrobieniem podpisu elektronicznego, zastanów się, jakie dokumenty podpisujesz najczęściej i sprawdź, którego rodzaju podpisu wymagają. 

Jak podpisać dokument podpisem elektronicznym? 

Sposób składania podpisu elektronicznego zależy od dostawcy usług zaufania, którego wybierzesz. W niektórych przypadkach możesz wybrać opcję, która będzie dla Ciebie bardziej wygodna. Najbardziej znane technologie to: 

• CZYTNIK I DEDYKOWANA KARTA 

W ramach tego rozwiązania otrzymujesz czytnik wraz z kartą, którą podłączasz do swojego komputera. Po otwarciu aplikacji wybierasz dokument w formie elektronicznej i zatwierdzasz podpis, podając indywidualny kod PIN. To dobry wybór, jeśli dokumenty podpisujesz tylko w swoim biurze. 

• APLIKACJA I PODPIS ELEKTRONICZNY W CHMURZE

Ten wygodny sposób sprawdzi się w Twoim przypadku, jeśli zależy chcesz podpisywać dokumenty z dowolnego miejsca i o każdej porze. Jeśli korzystasz z takiej opcji, wystarczy, że otworzysz aplikację mobilną na swoim telefonie lub tablecie. Dalsze kroki są podobne: wybór dokumentu oraz zatwierdzenie podpisu kodem PIN. 

Podpis na dokumencie elektronicznym – gdzie i jak go uzyskać? 

Chcesz wyrobić e-podpis? Wybierz dostawcę usług zaufania i sprawdź szczegóły konkretnej oferty. Po wyborze rozwiązania przejdziesz przez standardowy proces zakupowy online: dodasz produkt do koszyka, uzupełnisz dane osobowe i opłacisz zakup. 

W przypadku podpisu kwalifikowanego czeka Cię jeszcze etap weryfikacji tożsamości, który najczęściej ma formę spotkania online. W trakcie wideokonferencji konsultant poprosi Cię o okazanie dowodu osobistego lub paszportu. Ten krok sprawia, że podpis kwalifikowany jest bezpieczny, a tożsamość użytkownika została zweryfikowana. Dzięki temu podpiszesz nim dokumenty, które wymagają podpisów odręcznych. 

Tu dowiedz się więcej: Jak uzyskać podpis elektroniczny? Wszystko, co musisz wiedzieć 

Jakie dokumenty zatwierdzisz e-podpisem? 

Podpis elektroniczny to wygodne rozwiązanie zarówno w życiu prywatnym, urzędzie, jak i prowadzeniu biznesu. Lista dokumentów, które możesz w ten sposób zatwierdzić, jest długa i znajdują się na niej, m.in.: 

• elektroniczne umowy, 
• oferty handlowe przedstawiane kontrahentom, 
• dokumenty składane w urzędach (ZUS, US, KRS, CEIDG), 
• umowy z partnerami biznesowymi i pracownikami, 
• dokumentacja HR,
• dowolna dokumentacja w wewnętrznym obiegu firmy. 

Profil zaufany a kwalifikowany – czym się różnią? 

Najważniejsza różnica to zastosowanie oraz koszt. Profil zaufany jest darmowy, bezterminowy i ułatwia załatwianie formalności w urzędach, np. składanie wniosków. Podpis elektroniczny ma szersze zastosowanie – wykorzystasz go również w życiu prywatnym i biznesie. Dodatkowo e-podpis jest produktem komercyjnym, co oznacza, że należy go wykupić. Po wskazanym okresie ważności (najczęściej 1, 2 lub 3 lata) traci ważność i konieczne jest jego odnowienie. 

Masz pytanie dotyczące podpisu elektronicznego i tego, co dzięki niemu zyskasz? Zapraszamy do kontaktu.